Zu den Betriebskosten zählen alle Kosten, die dem Besitzer durch das Eigentum oder die Nutzung von Grundstücken, Gebäuden oder Nebengebäuden entstehen. Nicht alle Betriebskosten sind auf den Mieter umlegbar. Umlegbare Kosten sind dauerhafte Verbrauchskosten wie beispielsweise Ausgaben für Wasserversorgung und -entsorgung, Heizkosten, Müllabfuhr, Straßenreinigung sowie Gärtner und Hausmeister, Abwasser und andere. Nicht umlegbar sind meist einmalige Kosten wie Reparatur- und Instandhaltungskosten sowie Verwaltungskosten oder Kontogebühren.

Die Betriebskosten müssen im Mietvertrag festgelegt werden und werden nach einem Umlageschlüssel entsprechend der Wohnfläche ermittelt. Alternativ möglich ist auch eine Ermittlung der Betriebskosten nach die Anzahl der Haushalte, nach Miteigentumsanteilen, nach Anzahl der im Objekt lebenden Personen oder andere Methoden.

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter jährlich und innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugehen. Der Mieter hat dann zwölf Monate Zeit, die Abrechnung einer Prüfung zu unterziehen und eventuell Einwände zu erheben. Eine Betriebskostenabrechnung muss mindestens die Zusammenstellung der Gesamtkosten enthalten, den Umlageschlüssel und die bereits gezahlten Betriebskostenvorauszahlungen.